Circulaire sur la gestion des ITARF

MINISTERIE DE L'EDUCATION NATIONALE		PARIS, le 18 juillet 2000

DIRECTION DES PERSONNELS		LE MINISTRE DE L'EDUCATION NATIONALE
ADMINISTRATIFS, TECHNIQUES ET D'ENCADRENIENT		à

*Sous-Direction des Personnels Administratifs,*		Mesdames et Messieurs
*Ouvriers et Techniques, Sociaux et de santé*		Les Recteurs d'académie Chanceliers des université
Bureaut des personnels ITARF
DPATE C2		Mesdames et Messieurs
		Les Présidents et Directeurs d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche
142 rue du Bac 75007 PARIS
		Mesdames et Messieurs
Secrétariat : Tél : 01 55 55 01 05 15 Fax : 01 55 55 01 46		Les Présidents et Directeurs d'établissements publics à compétence nationale relevant de l'éducation nationale

ML/ID/N°259

Objet : Gestion des ingénieurs et personnels techniques et administratifs de recherche et de formation (2ème semestre 2000).

La présente circulaire a pour objet la préparation des opérations de gestion que les commissions administratives paritaires nationales examineront pour avis au mois de décembre 2000. Au cours de ces CAPN seront examinés les points suivants :

- propositions d'inscription sur les listes d'aptitude d'accès aux corps supérieurs au titre de l'année 2001, pour les corps de l'administration de recherche et de formation,

- propositions d'inscription aux tableaux d'avancernent de grade au titre de l'année 2001, pour tous les corps ITARF,

Cette circulaire permet en outre de vous rappeler au de vous préciser certaines modalités de gestion relatives aux mutations, réintégrations, affectations des lauréats de concours.

Les commissions administratives paritaires précitées examineront les dossiers des agents proposés pour une promotion par liste d'aptitude dans les corps :

Pour les corps de l'ARF, aucun concours n'ayant été ouvert en 2000, (à l'exception d'un concours réservé pour les agents d'administration et d'un examen professionnel ouvert à certains contractuels de niveau catégorie A), du fait de la mise en extinction progressive de la filière administrative (cf. circulaire MLIID/n' 229 du 22 décembre 1999) un dispositif réglementaire spécifique sera appliqué afin de préserver, durant la période du plan de résorption, le déroulement normal de la carrière des agents.

Pour des raisons de calendrier, ce dispositif n'ci pu être mis en oeuvre pour les CAPN de juin, alors que la plupart des établissements avaient adressé au bureau de gestion les dossiers de proposition des agents pour les trois corps concernés. Ce sont donc ces propositions qui seront examinées lors des CAPN de décembre. Toutefois, si des modifications étaient intervenues dans la carrière des agents, vous voudrez bien les signaler.

Pour les établissements qui n'auraient pas établi pour juin les dossiers de proposition de liste d'aptitude pour les corps de l'ARF, il sera impératif de les transmettre à la date indiquée en dernière page, pour les CAPN de décembre.

Afin de vous permettre d'apprécier les conditions de promouvabilité, la nature des services à prendre en compte et l'ancienneté requise, vous voudrez bien vous reporter à la circulaire n' 35 du 7 février 2000.

Les listes d'aptitude arrêtées au mois de décembre 2000 auront pour date d'effet le 1er janvier 2001. Le nombre de possibilités relatif aux listes d'aptitudes des corps de l'ARF qui vous a été communiqué par la circulaire n' 144 du 24 mars 2000 reste inchangé, soit :

Les CAPN de décembre examineront les dossiers des agents proposés pour une inscription aux tableaux d'avancement pour les grades suivants:

date d'effet du ler janvier 2001, à I'exception du tableau d'avancement au choix au grade d'attaché principal de recherche et de formation de 2ème classe, établi au titre de l'année 2000, avec une date d'effet au lendemain de la CAPN.

Il est actuellement prématuré de vous indiquer les possibilités de promotions dans les différents grades (sauf pour les APARF 2C. Cf. infra) Cette indication vous sera communiquée début septembre et permettra ainsi de prendre en compte les repyramidages de grades éventuellement inscrits au projet de loi de finances 2001.

Un examen professionnel d'accès au grade d'attaché principal de recherche et de formation de 2ème classe est ouvert en 2000, en application des dispositions de l'artîcle 91 du décret n' 85-1534 du 31 décembre 1985 modifié. Les conditions de promouvabilité pour l'examen professionnel et pour les nominations au choix figurent en annexe 1.

Le tableau d'avancement au grade d'attaché principal de 2à- classe sera unique et comportera à la fois les agents ayant accédé à ce grade par examen professionnel et ceux qui seront nommés au choix. Des agents proposés au choix en n' 1 par l'établissement pourraient ainsi être reçus à l'examen professionnel. Si tel est le cas, le classement fait par l'établissement sera automatiquement réactualisé et l'agent classé n' 2 passera en n' 1.

Le nombre de postes à pourvoir pour l'examen professionnel est de 30. tes possibilités pour le choix sont de 5.

N B: il ne sera pas organisé cette année d'examen professionnel de technicien de classe exceptionnelle, de secrétaire d'administration de classe exceptionnelle et d'ingénieur de recherche hors classe.

IV ETABLISSEMENT DES PROPOSITIONS DE PROMOTIONS PAR LISTES D'APTITUDE ET TABLEAUX D'AVANCEMENT

Seuls les Présidents d'universiti et les Directeurs des établissements dotés de la personnalité juridique, les Recteurs pour les agents des rectorats ont compétence pour établir les propositions adressées au ministre. Ces propositions doivent être classées. L'importance de ce classement doit être soulignée dans la mesure où les dossiers sont examinés en CAPN dans l'ordre des propositions des établissements. Il est donc impératif que les dossiers traduisent clairement la valeur professionnelle des agents proposés. Ainsi, un dossier présenté en premier et qui ne serait pas d'excellente qualité peut être préjudiciable à la promotion des autres agents proposés par l'établissement pour le corps considéré.

Les dossiers de propositions et le classement doivent être soumis à l'avis de Ia commission paritaire d'établissement et transmis au bureau de gestion accompagnés du procès-verbal de la dite CPE.

Les commissions administratives paritaires nationales porteront la plus grande attention aux comptes-rendus des commissions paritaires d'établissement. C'est pourquoi je vous demande d'attacher le plus grand soin à leur rédaction tant dans la forme que dans le contenu (notamment sur des critères retenus). il est important de rappeler ici que l'exigence de transparence et de rigueur doit présider à l'établissement des ordres du jour de la CPE, à la préparation et à la discussion des dossiers, au compte rendu des débats. La composition de la CPE, la qualité des intervenants et les résultats des votes devront ainsi étre mentionnés.

Je vous rappelle l'importance des modalités d'élaboration des dossiers de propositions.

Le statut général de la fonction publique prévoit que le principal critère à prendre en compte pour l'avancement est celui de la voleur professionnelle de l'agent, mais que les agents dont le mérite est jugé égal sont départagés par' l'ancienneté. Une exigence forte nous conduit, dans le cadre d'une véritable politique de ressources humaines, à privilégier le premier critère.

L'évaluation de la valeur professionnelle des agents doit porter sur une appréciation aussi fine que possible des compétences et responsabilités exercées, de l'environnement structurel et du parcours professionnel de l'agent.

a) Le dossier de proposition des agents (annexe 11) : Il a été adapté en fonction des critères précités, après concertation avec des représentants des CAPN des corps ITARF de catégorie A pour les propositions de promotions par listes d'aptitude. Le même dossier vous est transmis pour les propositions de promotion de grades.

Toutefois, les critères énoncés ci-dessus seront modulés selon qu'il s'agit d'un changement de corps ou d'un avancement de grade.

Annexe II-1 - La fiche Individuelle de proposition de l'agent, établie selon le modèle joint. Il est demandé que les informatisons fournies ne soient pas manuscrites et que toutes les rubriques soient impérativement remplies.

L'agent rédige lui-même son rapport d'activité concernant ses fonctions actuelles et son activité passée dans le corps, et le transmet, dactylographié, à son autorité supérieure accompagné d'un curriculum vitae qui détaille l'ensemble de son parcours professionnel.

Ce rapport devra Impérativement être accompagné d'un organigramme qui permette d'identifier clairement la place de l'agent dans le service (pour les agents des catégories A et B notamment). Les dossiers de candidatures ne doivent pas comporter de documents audiovisuels ou de publications. Seule l'énumération, s'il y a lieu, de publications ou la mention d'une contribution à des travaux scientifiques peut figurer au dossier.

Le rapport d'activité sera revêtu de la signature de l'agent et de celle de l'autorité hiérarchique (président ou directeur d'établissement ou recteur).

ce rapport d'activité pourra être rédigé de façon plus succincte pour les changements de grade des agents de catégorie C.

Élément déterminant du dossier de proposition pour une promotion de corps comme pour une promotion de grade, le rapport d'aptitude professionnelle doit être établi avec le plus grand soin par l'autorité hiérarchique et se décliner en fonction des 4 iterns suivants :

Le supérieur hiérarchique rédige le rapport d'aptitude professionnelle en tenant compte du rapport d'activité de l'agent et en s'aidant du descriptif fonctionnel des emplois-types qui a été mis en ligne.

b) Liste récapitulative pour chaque corps (annexe III) ne comportant que les propositions du chef d'établissement, classées selon l'ordre de mérite fixé par lui-méme, après consultation de la CPE, pour les établissements d'enseignement supérieur. Je vous rappelle que pour chaque agent classé devra figurer l'indication de la BAP.

c) Cornpte rendu de la réunion de la commission paritaire d'élablissement cornportant sa composition et l'indication des critères de classement adoptés (cf. supra). Il doit être envoyé en autant d'exemplaires qu'il y a de CAP concernées par le compte rendu.

Les dossiers de propositions des agents qui occupent des supports d'emplois dans des universités mais exercent leurs fonctions notamment à l'agence de modernisation des universités et établissements (AMUE) et à la conférence des présidents d'université (CPU) doivent être soumis à l'avis de la CPE de l'université de rattachement mais feront l'objet d'un classement à part qui n'interférerai pas avec celui des agents en fonctions dans l'établissement.

Les lauréats des concours extemes doivent obligatoirement effectuer un stage d'un an.

A l'issue du stage, l'établissement doit adresser une proposition de titularisation, de renouvellement de stage d'un on. ou de fin de fonctions, accompagnée d'un rapport (annexe iV).

Le plus grand soin doit être apporté à l'établissement de ce rapport qui doit conclure clairement quant à l'aptitude de l'agent à exercer ses fonctions dans le corps considéré.

Le rapport est communique au stagiaire qui le signe afin d'attester qu'il en a pris connaissance et présente le cas échéant ses observations.

Un état des congés de maladie et maternité obtenus pendant le stage doit être systématiquement joint à l'envoi. En l'absence de congés la mention "état niant néant" devra explicitement être portée sur le rapport.

Toutes les propositions de titularisation, de renouvellement de stage au de fin de fonctions doivent être transmises au bureau de gestion, accompagnées des rapports justificatifs des chefs d'établissement et de l'avis de la CPE dans les délais requis, en vue d'être examinées par la CAP nationale compétente. Ainsi lorsqu'une proposition de renouvellement de stage parvient après la CAPN de décembre, elle ne peut être examinée qu'à la CAPN de juin ce qui implique que le stage est renouvelé de fait entre la date prévue pour la titularisation de l'agent et la date de la CAPN, quel que soit l'avis donné par cette instance.

En 1999, les dates d'affectation des lauréats des concours n'ayant pas excédé le 31 décembre, il est donc impératif que vous adressiez au bureau de gestion vos rapports de fin de stage à la date indiquée afin qu'ils soient examinés par les CAPN de décembre.

L'aboutissement de la procédure de détachement exige le respect de conditions strictes qui font l'objet d'un contrôle précis tant de la part de mes services que de celle du contrôle financier (annexe V).

A cet égard. le principe de mobilité et l'intérêt manifeste d'accueillir dans les établissements des fonctionnaires issus d'autres adrninistrations au organismes ne doivent pas conduire à privilégier leur entrée dans les corps de recherche et de formation au détriment d'agents de ces corps qui demanderaient leur réintégration ou leur mutation et qui n'auraient toujours pas obtenu satisfaction. Les établissements doivent donc s'assurer que les demandes formulées par ces derniers soient satisfaites en priorité.

La règle du détachement à équivalence de grade et d'échelon doit être interprétée strictement : ainsi ne peut être détaché un fonctionnaire dont le déroulement de carrière dans son corps d'origine serait moins favorable que le déroulement de carrière dans le corps de détachement, bien qu'à la date du détachement envisagé l'indice de rémunération soit équivalent.

Il est important de rappeler en outre que l'arrêté portant détachement d'un agent doit être pris par l'administration d'origine qui doit être saisie de la demande de l'agent avant la date effective prévue pour le détachement.

Enfin, compte tenu de la mise en extinction progressive des corps de l'ARF, il ne sera plus accepté de demandes de détachement dans la filière administrative.

La réintégration d'un fonctionnaire à l'issue d'un détachement, d'une disponibilité, d'un congé parental, d'un congé de langue durée ou d'un congé de formation est un droit Inscrit dans le statut général de la fonction pubrique.

Il apparait néanmoins que trop de demandes de réintégration ne sont pas favorablement accueillies par les établissements qui privilégient toujours l'ouverture des postes aux concours.

Vous recevrez dès septembre la liste des agents dont la réintégration est impérative. J'insiste une nouvelle fois sur l'obligation qui vous incombe de donner suite à ces demandes dès lors qu'une vacance d'emploi est constatée dans votre établissement. Les refus de réintégration conduisent trop souvent maintenant à un contentieux coûteux pour l'administration.

Afin de rationciliser la gestion des réintégrations, les demandes de disponibilité pour convenances personnelles ne pourront prendre effet qu'à la rentrée universitaire suivante. La fiche jointe en annexe VI doit permettre aux agents qui sollicitent une réintégration de formuler clairement leurs voeux.

Un dispositif concernant les demandes de mutation des personnels ITARF est en cours de réalisation. En tout état de cause, le système d'affichage des postes mis en place en 1999 sera maintenu. Des instructions précises vous seront adressées début septembre.

Lorsque l'établissement disposera d'un poste de même niveau et correspondant à la même BAP, la demande de mutation ne pourra a priori être refusée sans avoir été préalablement examinée avec attention. En tout état de cause, tout refus de mutation devra être clairement motivé.

La compagne de concours 2000, qui porte sur 1994 postes, devra, cette année, être achevée dans les meilleurs délais.

Mes services s'efforceront de répondre aux demandes des établissements et de mettre en adéquation les profils des lauréats et les profils des postes ouverts aux concours. Pour ce faire, vous pouvez, le cas échéant, adresser au bureau de gestion (cellule concours) un descriptif succinct de ces postes (catégories A et B en particulier). Je vous rappelle que les lauréats sont nommés sur les postes publiés. On ne pourra donc plus

satisfaire les demandes de mutation de lauréats sur des postes constatés vacants au moment de l'ouverture de l'application télématique concours (et occupés pour la plupart d'entre eux par des contractuels), mais non publiés par les établissements.

L'appui des établissements s'avère indispensable pour la constitution des dossiers de nomination et de classement des lauréats. Votre attention est donc appelée sur la nécessité de fournir sans délai des dossiers complets, immédiatement exploitables par le bureau de gestion (annexe VII). En effet, les arrêtés de nomination et de classement sont pris sous la forme d'arrêtés collectifs par corps et par BAP : un agent nouvellement nommé qui néglige de transmettre son dossier, entraîne un retard dans le traitement des dossiers des autres agents.

Certains établissements interrogent le bureau de gestion sur la possibilité de reporter la date de nomination d'un lauréat. Sauf dans le cas d'un lauréat placé en position d'accomplissement du service national, aucune obligation n'incombe à l'administration d'accéder à Ia demande de l'intéressé. Elle a, par contre, l'obligation de nommer tous les lauréats d'une liste principale à Ia même date. Il appartient donc au Président. au Directeur de l'établissement ou au Recteur d'informer clairement les lauréats qui formuleraient une demande de report de nomination que celle-ci ne peut être acceptée et qu'elle équivaut à un refus du bénéfice du concours.

Exceptionnellement, lorsque des motifs graves pourraient le justifier, le lauréat pourra être invité à formuler une demande de report d'affectation qui ne saurait excéder trois mois. Cette demande, obligatoirement revêtue de l'avis du chef d'établissement, sera adressés avec les pièces justificatives au bureau des personnels ITARF.

Pour ce qui concerne les listes complémentaires, on rappellera que leur objet premier est de permettre de pourvoir les postes rendus vacants à Ia suite de désistements de lauréats. L'appel à ces mêrnes listes complémentaires dans le but de pourvoir des postes dont il aura été démontré qu'ils sont effectivement devenus vacants après la publication de l'arrêté portant ouverture des concours ITARF ne saurait revêtir qu'un caractère tout à fait exceptionnel. Mes services se réserveront la possibilité d'utiliser, en premier lieu ces emplois, pour régler la situation d'agents en attente d'une demande de mutation ou de réintégration non encore satisfaits.

Je vous rappelle l'importance que j'attache au recrutement des personnels reconnus handicapés et je vous prie de porter une attention toute particulière aux demandes de ces agents.

Vous trouverez en annexe VIII les modalités de recrutement qui président à l'application des dispositions du décret n' 95-979 du 25 ao0t 1995.

Je vous rappelle que la commission paritaire d'établissement doit débattre de l'ensemble des questions intéressant l'ensemble des personnels IATOS. La circulaire n' 99-160 du 14 octobre 1999 I,a précise les compétences de la CPE notamment sur les questions d'ordre individuel.

En conséquence, tout dossier d'ordre individuel transmis par l'établissernent, sans avoir été soumis à l'avis de la CPE, lui sera retourné et ne fera pas l'objet d'un examen en CAPN. Il en est ainsi des demandes de mutation, de détachementd'intégration, de contestation de notation, de contestation d'un refus de temps partiel,de renouvellement de stage.

Lorsqu'une CPE est commune à deux établissements (université/école d'ingénieurs autonome ou IUFM, au institut d'études politiques) les propositions de promotion pour les listes d'aptitudes ou les tableaux d'avancement de grade ne doivent pas faire l'objet d'un classement unique mais faire l'objet de deux listes de proposition distinctes.

NB: En ce qui concerne les contestations de notation, seules seront soumises à l'avis de la CAPN celles qui, à l'issue d'un examen de la CPE, auront fait l'objet, de la part de l'agent, d'un recours transmis par la voie hiérarchique et portant uniquement sur la note chiffrée.

devront parvenir au ministère de l'éducation nationale, bureau DPATE C2. 142 rue du bac, 75007 Paris pour le 6 octobre 2000, délai de rigueur.

La préparation et la mise en oeuvre de ces opérations de gestion représentent une lourde tâche tant pour vos services que pour ceux de l'administration centrale. C'est la raison pour laquelle, je vous demande une grande rigueur dans la vérification préalable de la recevabilité des dossiers de propositions et dans le respect des délais indiqués et des principes de gestion qui vous ont été rappelés. Cet effort partagé contribuera à améliorer la gestion des personnels et donnera tout son sens à l'efficacité du service public.